مهندسی مجدد

مهندسی مجدد، با هدف شناسایی بهترین روش انجام یک مجموعه فعالیت‌های خاص، فرآیندهای سازمان را مورد تجزیه و تحلیل قرار می‌دهد. برای اینکه سیستم‌ برنامه‌ریزی منابع سازمان بتواند برای سازمان سودمند و اثربخش باشد، باید دست کم برخی از روش‌های کسب و کار سازمان تغییر یافته و روش‌های جدیدی توسعه یابند. از این رو مهندسی مجدد فرآیندهای کسب و کار با پیاده‌سازی و استقرار سیستم‌های برنامه‌ریزی منابع سازمان، ارتباط نزدیکی دارد.

مهندسی مجدد فرآیندها، روش‌های مختلف انجام یک فرآیند خاص را بررسی کرده و بهترین روش‌ها را برمی‌گزیندپیشینه‌ی این مهندسی فرآیندهای کسب و کار، به قبل از شکل‌گیری سیستم‌های برنامه‌ریزی منابع سازمان برمی‌گردد. نخستین فعالیت‌های مهندسی مجدد در دهه 1980 آغاز شد که طی آن سال‌ها فعالیت‌های مختلفی برای بهبود فرآیندها و ایجاد فرآیندهای کارا صورت گرفت. مهندسی مجدد تاثیرات بسیاری بر سازمان‌ها برجای گذارده است. کاهش نیروی انسانی، کاهش زمان سیکل تولید محصولات و ارایه‌ی خدمات و افزایش انعطاف‌پذیری سازمان‌ها را می‌توان به عنوان اصلی‌ترین تاثیرات این مهندسی بر سازمان‌ها برشمرد. اعتبار اصلی سیستم‌های برنامه‌ریزی منابع سازمان، پیروی از فلسفه مهندسی مجدد در طراحی مجدد فرآیندها و جریان‌های اطلاعاتی سازمان‌ها بوده است. سیستم‌های برنامه‌ریزی منابع سازمان فراتر از یک سیستم اطلاعاتی یکپارچه، سازمان‌ها را به سمت بازنگری و بازبینی فرآیندها و ساختارهای خود سوق داده‌اند. این سیستم‌ها با انتقال تجربیات برتر در حوزه‌ی‌ فرآیندهای عملیاتی و زیرساختاری، سازمان‌ها را به سمت افزایش کارایی فرآیند‌ها و ارتقای انعطاف‌پذیری سازمان‌ها هدایت کرده‌اند. سیستم‌های برنامه‌ریزی منابع سازمان، فرآیندها را به گونه‌ای تغییر می‌دهند تا قابلیت پاسخ‌گویی سازمان به نیازهای مشتریان افزایش یافته و یکپارچگی عملیاتی میان تمامی فرآیندهای کسب و کار ایجاد شود.
اُلیری دو روش اصلی مهندسی مجدد آزاد و مهندسی مجدد مبتنی بر فناوری را برای پیاده‌سازی مهندسی مجدد ارایه کرده است. گرچه این دو روش، تنها روش‌های پیاده‌سازی مهندسی مجدد نیستند، بیان آن‌ها می‌تواند گزینه‌های ممکن برای اجرای مهندسی مجدد را به خوبی تشریح و ارتباط سیستم‌های برنامه‌ریزی منابع سازمان و مهندسی مجدد را بیان کند.

مهندسی مجدد آزاد: در این روش، مهندسی مجدد بدون در نظر گرفتن سیستم یا فناوری خاصی و بر اساس نیازهای سازمان اجرا شده و هیچ محدودیت از پیش تعریف شده‌ای برای بازنگری و طراحی فرآیندها تعریف نشده است. در روش مهندسی مجدد آزاد، فرآیندهای بهینه برای سازمان طراحی می‌شود. این روش در مقایسه با روش مهندسی مجدد مبتنی بر فناوری، گران‌تر است، لیکن برای پاسخ‌گویی به نیازهای سازمان، انعطاف‌پذیری بیش‌تری دارد. این روش، از روش مهندسی مجدد بر مبنای فناوری کندتر و پیاده‌سازی آن نیز مشکل‌تر است. با بهره‌گیری از این روش سازمان‌ها می‌توانند به مزیت رقابتی دست یابد، چون فرآیندها تنها برای آن‌ها ایجاد شده و رقبا نمی‌توانند به این فرآیندها دست‌رسی داشته باشند. اجرای مهندسی مجدد با این روش ممکن است تغییرات اساسی و ریشه‌ای را برای سازمان به همراه داشته باشد. این روش در صورتی که با آموزش، فرهنگ‌سازی و مشارکت کارکنان همراه باشد، در عمل با مشکلات کم‌تری از لحاظ حمایت کارکنان روبه‌رو خواهد شد. هرچند که در این روش ممکن است فرآیندهایی که کاربران با آن‌ها درگیر هستند به صورت کامل تغییر کنند.
مهندسی مجدد مبتنی بر فناوری: در این روش ابتدا سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمان انتخاب شده و سپس بر اساس این سیستم، مهندسی مجدد فرآیندها صورت می‌گیرد. اُلیری از این روش با عنوان مهندسی مجدد محدود، یاد می‌کند. این روش نسبت به روش مهندسی مجدد آزاد ساده‌تر و ارزان‌تر است. چون نیازی به تغییر سیستم نیست و تنها فرآیندهای سازمان با توجه به سیستم تغییر می‌کنند. این روش فرآیندهای سازمان را بر اساس قابلیت‌های سیستم طراحی می‌کند. به عنوان مثال فرآیندهای محصولات شرکت SAP به گونه‌ای طراحی شده‌اند که بتوانند کارها را به بهترین نحو انجام دهند. شرکت‌هایی که محصولات SAP را به صورت کامل پیاده‌ می‌کنند، فرآیندهای خود را به گونه‌ای طراحی می‌کنند که با فرآیندهای سیستم‌های SAP مطابق باشد. روش مهندسی مجدد بر مبنای فناوری، سازمان را با چالش‌هایی نیز روبرو می‌سازد. طراحی فرآیندها براساس یک سیستم جدید بدون در نظر گرفتن خواست‌ها و نیازهای کاربران، مقاومت و نارضایتی آن‌ها را برانگیخته و هزینه‌های آموزشی قابل توجهی را متوجه شرکت‌ها می‌کند. بنابر اذعان اُلیری در عمل بسیاری از موارد مهندسی مجدد براساس روش مبتنی بر فناوری صورت می‌گیرد. طی مطالعاتی که در خصوص پیاد‌ه‌سازی سیستم R/3 صورت گرفته، مشخص شده است که حدود 16 درصد از شرکت‌ها، قبل از پیاده‌سازی سیستم، فرآیندهای خود را مهندسی مجدد نموده‌اند. 30 درصد از این شرکت‌ها نیز اعتقاد داشته‌اند که نیازی به مهندسی مجدد فرآیندهای‌شان ندارند و 10 درصد نیز پس از پیاده‌سازی سیستم قصد مهندسی مجدد فرآیند داشته‌اند. اغلب شرکت‌ها اعتقاد داشته‌اند که مهندسی مجدد باید به صورت همزمان با پیاده‌سازیR/3 صورت گیرد. 35 درصد از شرکت‌ها نیز به تغییر فرآیندها براساس روش مهندسی مجدد آزاد اعتقاد داشته‌اند. در جدول 3 مزایا و معایب هر دو روش بیان شده است.اُلیری بیان می‌کند که روش مهندسی مجدد آزاد برای سازمان‌های بزرگ مناسب است. سازمان‌هایی که درآمدهای بالایی داشته باشند و بتوانند سرمایه‌گذاری‌های کلانی را برای مهندسی مجدد فرآیندها و پیاده‌سازی سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمان انجام دهند، این سازمان‌ها ممکن است با هدف کسب مزیت‌های استراتژیک به مهندسی مجدد فرآیندهای خود بپردازند. روش مهندسی مجدد مبتنی بر فناوری، برای سازمان‌های کوچکی مناسب است که با محدودیت بودجه و هزینه روبرو هستند. هرچه فرآیندهای سازمان استانداردتر باشد، امکان استفاده از روش مهندسی مجدد مبتنی بر فناوری بیشتر خواهد بود. به هر حال طبق نظر اُلیری مهندسی مجدد فرآیندها یکی از اقدامات اساسی قبل از پیاده‌سازی سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمان است.
اُلیری مطالعات خود را قبل و بعد از پیاده‌سازی سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمان در چندین شرکت تکرار کرد. براساس مطالعات او تنها 16 درصد از سازمان‌ها قبل از تجربه پیاده‌سازی سیستم، معتقد به انجام مهندسی مجدد قبل از پیاده‌سازی سیستم بوده‌اند. لیکن پس از تجربه پیاده‌سازی این رقم به 35 درصد افزایش یافته است. قبل از پیاده‌سازی سیستم، 33 درصد از شرکت اعتقادی به اجرای مهندسی مجدد نداشته‌اند، در حالی که پس از پیاده‌سازی سیستم تنها 10 درصد از آن‌ها چنین اعتقادی داشته‌اند. با این اوصاف مشخص می‌شود که حتی اگر روش مهندسی مجدد مبتنی بر فناوری نیز انتخاب شود، مهندسی مجدد فرآیندها ضروری است.

منبع : pnumpme.frm.ir