آشنایی با نرم افزارهای مهندسی مدیریت پروژه ۱

آشنایی با EPM (مدیریت فرایند سازمان) و نحوه استفاده از آن در SixSigma

محصولات و خدماتی که برای یک سازمان و مشتریان آن، ارزش می‌آفریند، از یک سری فعالیت‏ها تشکیل شده‌اند. از ترکیب و اتصال این فعالیت‏ها و تاثیرات متقابل آنها بر هم، فرایندها بوجود می‌آیند.

این ارتباطات بین فعالیت‏ها با جریان در قسمت‌های مختلف سازمان و واحدهای آن به مشتری نهایی ختم می‌شوند. ارتباط و اتصال ضعیف بین فعالیت‏ها، یا فرآیندهای ضعیف در سازمان‌ها منجر به افزایش زمان سیکل، افزایش قیمت محصولات وخدمات، ایجاد نقص و عیب در تولید محصول یا ارائه خدمات و... می‌شود که هم برای مشتری و هم برای تولیدکننده، کاهش ارزش را به همراه دارد. با استفاده از این متدولوژی تیم‌ها قادر خواهند بود فرایندهایی که بیشترین اهمیت را دارند شناسایی کرده و ارتباط متقابل بین فرایندها که باعث کاهش ارزش می‌شوند را درک کنند. همچنین تشخیص دهند که چه بهبودهایی برای رسیدن به خروجی و محصول مورد انتظار، ضروری است. در ادامه این بحث، آموخته‌هایی در باره EPM و گام‌های کلیدی مورد نیاز برای رسیدن به موفقیت، معرفی شده و نشان خواهیم داد که چگونه EPM در پنج فاز عمده متدولوژی Six sigma یا چرخه DMAIC،کاربرد خواهد داشت. همانطور که اشاره شد، فرایندها از اتصال و ارتباط فعالیت‏ها با هم بوجود می آیند و از ترکیب فرایندهای ساده، فرایندهای بزرگتر و پیچیده‏ترکه در نهایت، این فرایندها به مشتری نهایی ختم خواهند شد. برای درک بیشتر اهمیت فرایندها در یک سازمان یک خط مونتاژ ساده را در نظر بگیرید که از چندین مرحله تشکیل شده است.
1- Interprise Process Management
با انجام هر مرحله از مراحل مونتاژ این محصول، ارزش افزوده‌ای در محصول ایجاد می‌شود. هر کدام از این مراحل علی رغم افزودن بر ارزش محصول، بالقوه می‌توانند باعث اتلاف زمان، هزینه (از طریق ایجاد عیب یا دوباره کاری و...) نیز بشوند که در مجموع متضمن ضرر و خسارت خواهد شد.
فرایندهای بزرگ از مجموع فرایندهای کوچکتر حاصل می‌شوند. با دید میکروسکوپیک به سازمان یا پروژه، می‌توان هزاران هزار فعالیت و فرایند ریز و متوسط را شناسایی نمود. اما نگاه ماکروسکوپیک اغلب ارزشمندتر است. زیرا تمام فرایندها نباید و نمی‌توانند شناسایی و مستند شده و بهبود یابند. بلکه در سازمانی که یک پروژه Sixsigma در حال اجراست، اغلب فرایندهایی که مستقیما روی مشتری و کیفیت مورد انتظار او تاثیر می‌گذارند، برای مطالعه بیشتر و بهبود انتخاب می‌شوند.
لازم به ذکر است که مشتریان هم شامل مشتری داخلی و هم شامل مشتری خارجی خواهند شد.
مدیریت فرایند سازمان یک فرایند تکراری (چرخه‌ای) است که شامل 5 مرحله زیر می‌باشد. این 5 مرحله به طور طبیعی با متدولوژی SixSigma مطابقت دارد.

1. شناسایی فرایند (Process Identification)
2. مستندسازی فرایند (Process Documentation)
3. تجزیه و تحلیل فرایند (Process Analysis)
4. بهبود فرایند (Process Improvment)
5. پایش فرایند و بهبود مستمر آن (Process Monitoring and Continuous Improvement)

گام اول: شناسایی فرایند
شناسایی فرایند با درک روشن شما از مسئله‌ای که می‌خواهید به رفع آن بپردازید، شروع می‏شود. شما باید نتایج مورد نظر خود و فرایند‌های بحرانی و عواملی که روی نتایج خواسته شده موثرند را شناسایی کنید. هدف از این مرحله این است که درک کنید کدام فرایندها روی نتایج مطلوب شما تاثیر گذارند.
در SixSigma اولین مرحله انتخاب و تعریف پروژه (Define) است. تیم SixSigma مسئولیت شناسایی پروژه‌ها، اولویت‌دهی به کارها و تعریف اهداف را در این مرحله بر عهده دارد. حالتی را در نظر بگیرید که 5 پروژه در سازمان شناسایی شده که روی اهداف مورد نظر، (کاهش زمان سیکل، حذف نقص، کاهش منابع استفاده شده، بهبود رضایت مشتری و...) تاثیر گذارند. برای تمام این 5 پروژه شرایط مشکل شناسایی شده و سود و بهره ناشی از اجرای بهبود که متوجه سازمان خواهد شد تخمین زده شده‌اند. ولی نقشه فرایند (Process Map) یکی از این پروژه‌ها از بقیه کاملتر است و اطلاعات کاملتری از نحوه انجام فعالیت‌ها در آن موجود است. تیمSixsigma پروژه اخیر را انتخاب می‌کند، زیرا برای فرایندی که اطلاعات بیشتری از آن در اختیار دارد، احتمال بیشتری برای موفقیت قائل است. به طور خلاصه در این مرحله اهداف و استراتژی‌ها مشخص شده، فرایند‌های موثر بر آن (یا آنهایی که بیشترین تاثیر را دارند) شناسایی شده، اطلاعات کافی از آنها کسب شده و شاخص‌های مفید برای ارزیابی بیشتر فرایندها تعیین می‌شود.

گام دوم: مستندسازی فرایندها
هدف از این مرحله مستندسازی مراحل فرایند به‌منظور ایجاد یک سابقه- یک عکس- از چگونگی اجرای فرایند است. بسیاری از سازمان‌ها از این گام به‌عنوان وسیله‌ای برای استاندارد کردن فعالیت‌ها و روابط استفاده می‌کنند. این مستندات شامل دو عنصر است: نمایش تصویرط فرایند (مثل نقشه فرایند)، شاخص‌های کمی
شاخص‌های کمی می‌تواند شامل اطلاعات مهمی از قبیل تعداد منبع مصرف شده در هر مرحله، میانگین هزینه صرف شده در هر دوره از فعالیت‌ها و اینکه در کجا و چگونه ارزش افزوده یا کاسته می‌شود، باشد. اغلب این مرحله باعث میشود تا وضعیت فرایند بیش از پیش روشن شود و منجر به خلق ایده‌های بهبود با سرعت بیشتر می‌گردد.
این مرحله با فاز اندازه‌گیری (Measure) پروژهSixsigms منطبق بوده و هدف از آن کمی کردن فرایند است، زیرا تا وقتی که نتوانیم چیزی را اندازه‏گیری کنیم اطاعات ما در مورد آن ناقص است. شاخص‌های کمی که برای ارزیابی و اندازه گیری فرایند در مرحله قبل تعریف شده مفید شناخته شدند، در این مرحله محاسبه خواهند شد. شاخص هایی از قبیل میانگین و انحراف استاندارد فرایند، زمان سیکل، بازده فرآیند، نسبت کارآیی فرآیند (Cp یا Cpk)، شاخص تکرارپذیری سیستم اندازه‌گیری (R&R)، عدد رضایت مشتری و... هر عدد و شاخص که فرآیند مورد نظر را عددی و کمی کند.

گام سوم: تجزیه و تحلیل فرآیند
در این مرحله، تیم پروژه درک عمیق‌تری از فرآیند کسب خواهند کرد. بوسیله شناسایی عوامل موثر بر فرایند از قبیل ورودی‌ها و مواد اولیه، کارکنان و پرسنل، سیستم اندازه‌گیری، شرایط و محیط، تجهیزات و تکنولوژی و... و اینکه کدام یک از این عوامل، تاثیر بیشتری بر روی فرایند خواهند داشت، متغیرهای کلیدی و حیاتی روی کیفیت خروجی فرایند تعریف می‌شوند. همچنین باید در این مرحله اثرات متقابل بین عوامل نیز مورد بررسی قرار گیرد. شاید بعضی از عوامل به تنهایی تاثیر روی فرایند نداشته باشند ولی در ترکیب با سایر عوامل تاثیرگذار می‌شوند.
از اطلاعات این مرحله می‌توان شاخص‌های جدید تعریف نمود و یا اینکه شاخص‌ها و مقادیری را که در فاز قبلی پایه‌گذاری شده بودند، اصلاح کرد. این احتمال وجود داردکه در این مرحله به علت مطالعات بیشتر و شناسایی برخی عوامل که تا به حال در مورد آنها اطلاعی وجود نداشت، شاخص‌های جدیدی تعریف شود. این مرحله با فاز Analyse یک پروژه Sixsigma کاملا مطابقت دارد.

گام چهارم: بهبود فرایند
هدف از این گام, ارائه را ه حل و گزینه‌هایی برای بهبود و رسیدن به هدف تعریف شده است. در این مرحله بر مبنای عوامل و متغیرهایی برای کیفیت فرایند مهم تلقی شده‌اند (مرحله قبل) و انجام محاسبات, آزمایشات و تحلیل‌های بیشتر روی آنها, پیشنهاد بهبود ارائه می‌شود. به‌عبارت دیگر در این فاز, که با فاز Improvement یک پروژه SixSigma مطابقت کامل دارد, باید تعیین نمود که متغیرها و عوامل موثر بر فرآیند در سطح و اندازه‏ای باشد تا خروجی فرآیند بهینه باشد. Black Belt ما در برنامه‌های Sixsigma، در دوره‌های زمانی مختلف به انجام آزمایشاتی روی فرایند می‌پردازند و با جمع آوری اطلاعات حاصل و اندازه‌گیری و انجام تحلیل‌های آماری روی آنها اقدامات لازم برای بهبود فرایند را شناسایی می‌کنند. (DDE)، مدل‌سازی و شبیه‌سازی فرایندها می‌توانند در افزایش سرعت آزمایش و شناسایی میزان تاثیر هر فرصت و پیشنهاد بهبود بسیار موثر باشند.