ساختار شکست – سطوح WBS

یکی از بهترین راه‌های تهیه‌ی فهرست فعالیت‌ها، استفاده از ساختارهای شکست پروژه است. WBS نوعی ساختار برای سازماندهی اجزاء پروژه است. در ساختار شکست، پروژه به بخش‌های کوچکتر افراز می‌شود و این عمل خردکردن تا زمان دستیابی به کوچکترین بسته‌ی کاری قابل کنترل ادامه می‌یابد.

ساختار شکست برای اموری نظیر تعیین مسوولیت‌ها، تهیه بودجه و تعیین پیمانکاران اجرایی ابزار مناسبی است. با استفاده از WBS، برنامه‌ریز می‌تواند برنامه‌ی کلان پروژه را برمبنای اقلام کلان و سطح بالای پروژه تعیین‌کند، به این برنامه Bar Chart Plan گویند.

ایده‌ی اصلی سیستم ساختارشکست پروژه برمبنای شکستن اقلام درشت پروژه به اجزای تشکیل دهنده‌ی آن است. برای پروژه‌های بسیار بزرگ و پیچیده، اولین سطر WBS فعالیت‌های بزرگی هستند که خود به دید یک پروژه نگریسته می‌شوند. بسته به بزرگی و کوچکی پروژه، تعداد سطوح WBS برای پروژه‌ها متفاوت است. قدم‌هایی که معمولاً در آن پروژه به اقلام ریزتر شکسته می‌شوند عبارتنداز:

سطح اول: کل پروژه، Total Project
سطح دوم: زیر پروژه‌ها، Subprojects
سطح سوم: فعالیت‌های عمده و اصلی، Major tasks
سطح چهارم: بسته‌های کاری، Subtasks or Work Packages
سطح پنجم: فعالیت‌ها، Activities or Work elements

دقت‌داشته باشید که کوچکترین سطحی که در WBS وجوددارد، فعالیت‌هایی است که قراراست توسط مدیر پروژه و اعضای تیمش در پروژه کنترل شوند. هریک از سطوح WBS، قابلیت‌های کنترلی و هدایتی خاصی به مدیر پروژه برای کنترل می‌دهد؛ مسایلی که در هر سطح طرح می‌شوند با مسایل سطح دیگر متفاوتند و توسط افرادی متفاوت از دیگری حل می‌شوند. مثلاً در سطح دوم، سوالات در مورد انتخاب پیمانکار و حل مسایل اوست اما در سطح پنجم، مسایل از جنس هماهنگی برای اجرای فعالیت‌هایی نظیر نصب تجهیزات یا ساخت قطعات است و مشکلات چیزهایی از قبیل نرسیدن مواد و ابزار یا دسترسی‌ها در سطح سایت هستند. WBS کمک می‌کند تا مدیر بتواند مشکلات هر سطح را به درستی ادراک‌کند و با روشی صحیح و استفاده از منابع درست آنها را حل‌کند.

برنامه‌ریزی کاری زمان‌بر و هزینه‌براست. برای دستیابی به اطلاعات صحیح و دقیق سطوح پایینی WBS و رهگیری آنها، تیم برنامه‌ریزی با تعداد نفراتی مناسب لازم است و این تیم باید زمان کافی برای برنامه‌ریزی داشته‌باشد.

یکی از کاربردهای WBS سرعت بخشیدن به امر برنامه‌ریزی است. در ابتدای پروژه از یک سو داده‌های کافی برای برنامه‌ریزی وجودندارد و از سویی شتاب اجرای امور پروژه، برنامه‌ریزان را در فشار قرارمی‌دهد تا سریع‌تر برنامه‌های مناسب را تهیه‌کنند. سفارش‌گذاری اقلام Long Lead Time در پروژه یکی از این اموراست.

جلو رفتن پروژه، بخش‌های مختلف را ریزکنند و به‌اقلام مناسب بشکنند. به این روش Moving Wave Planning می‌گویند و در آن برنامه‌ریز، به‌تدریج و منطبق با زمان پروژه و اطلاعات دریافتی برنامه را تکمیل‌تر می‌کند.